Кейс процесса "Финансы" для ТОО "Играйка"
- Цели и особенности проекта
Проблемы клиента
У клиента есть филиалы по разным городам, одной из проблем было - заявки на выдачу наличных сотрудникам, и оплата счетов поставщикам и контрагентам. Так как бухгалтерия одна, каждый сотрудник не может просто подняться(да и было бы нецелесообразно) в бухгалтерию и оформить запрос на выдачу\оплату счёта.
Цели и задачи
- Организовать выдачу наличных и оплату счетов в едином месте
- Создание реестра оплат и выдачи наличных для бухгалтерии в одном интерфейсе
- Утверждение всех заявок директорами и руководителями инициаторов процесса
- Ведение прозрачной аналитики - сколько было выдано наличных/оплачено счетов, кто задерживает процесс
- Ведение аналитики сколько денег было потрачено на каждый из фондов и процент от общих трат
- Решение
Выбрать модуль для реализации поставленных целей
Для поставленных целей было решено использовать воронку CRM, для организации и автоматизации процесса на платформе Bitrix24, так как она позволит прозрачно собирать аналитику, отслеживать движение документов и работу сотрудников
Схематически описать бизнес-процесс
Что бы правильно построить бизнес-процесс - его нужно правильно описать, выяснив все потребности клиента, логическую цепочку процесса, и все нюансы с ним связанные
Реализация процесса на платформе
Следующим этапом была техническая реализация бизнес-процесса
Тестирование
Далее, в процессе тестовой эксплуатации мы выявляли неучтенные нюансы, собирали от пользователей обратную связь и корректировали процесс
Сдача в промышленную эксплуатацию
После отладки процесса в период опытной эксплуатации сдаем в промышленную, но так же продолжаем собирать обратную связь от пользователей и корректировать процесс
- Достигнутые цели
Запуск процесса
Происходит с портала Bitrix24, формируется единый реестр оплат и выплат для бухгалтерии в одном месте
Инструкции и обучение
Записаны видео-инструкции по работе с процессом для всех его участников, проведено обучение
Утверждение заявок
Для директоров все заявки лежат в одном месте и жду согласования, теперь не нужно что бы бухгалтер согласовывал оплаты другими средствами, все организовано в одном пространстве
История каждого документа
У каждого документа есть история изменений, которая ведется автоматически, мы можем поднять в любой момент и уточнить детали
Канбан процесса
Для процесса как уже говорилось была выделена воронка продаж, она позволила собирать часть аналитики, а так же наглядно видеть сколько процессов и где висит
Аналитика по общим суммам и времени
По процессу доступна аналитика, где руководители могут отслеживать эффективность, количество заявок и прочие метрики
Аналитика по фондам
Так же была реализована аналитика по фондам, где руководитель может отследить в какой фонд за период было сколько было потрачено, и какой это процент от общей суммы, выгрузка производится в excell
Подводя итог
Теперь каждый документ видно в системе, он не пропустит согласование директоров, и бухгалтерия не забудет оплатить
Выдачу наличных и оплату поставщикам, благодаря процессу, получилось ускорить, найти сотрудников где происходят временные задержки, и оптимизировать работу
Снижены ошибки, вызываемые человеческим фактором - забыл, опечатался и так далее, система теперь берёт на себя часть рутины
— Бесплатные Сайты и CRM.